تکنیک پومودورو: تعریف، کاربردها و اپلیکیشن های مناسب

همه ما سعی می‌کنیم کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهیم؛ اما معمولاً چنین کاری منجر به فرسودگی شغلی و یاس می‌شود. در این مطلب شبکه مترجمین راستین به شما تکنیکی را معرفی می‌کند که نه تنها افزایش بهره‌وری و تمرکزتان را رقم می‌زند؛ بلکه مانع از این می‌گردد که فرسودگی شغلی شما را از پای دربیاورد. همچنین اپلیکیشن‌هایی که در این زمینه می‌توانند به شما کمک کنند نیز معرفی خواهد گردید.

 

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) یک روش مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) در دهه 1980 میلادی توسعه یافته است. این فن شامل استفاده از تایمر برای یک دوره کاری فوق‌العاده متمرکز و به دنبال آن یک استراحت کوتاه است.

داستان نامگذاری این روش در نوع خود جالب است: در زبان ایتالیایی به گوجه فرنگی، پومودورو گفته می‌شود، و زمانیکه سیریلو برای اولین بار این تکنیک را توسعه داد؛ از یک ساعت آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی استفاده کرد. به همین دلیل این روش را Pomodoro نامید.

ایده اصلی پشت تکنیک پومودورو این است که فرد پس از چندین ساعت کار متوالی بخشی از تمرکز، کارآیی و وضوح ذهنی خود را از دست می‌دهد. ولی اگر بتوان ساعت فعالیت را در طی روز به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم نمود و در بین آنها از فواصل استراحت کوتاه برای تجدید قوا بهره گرفت؛ تمرکز بالاتر می‌رود و می‌توان کارهای بیشتری انجام داد.

 

رایج‌‌ترین قوانین

نسبت 25/5، رایج‌ترین نسبت تکنیک پومودورو است که در آن فرد ابتدا به 25 دقیقه کار متمرکز مشغول می‌شود و سپس به 5 دقیقه استراحت عمدی می‌پردازد. این روند را بایستی 3 تا 4 بار در هر چرخه تکرار نمود و پس از آن به 15 الی 30 دقیقه استراحت طولانی‌تر روی آورد. اما افراد زیادی دوست دارند این نسبت را تغییر دهند و اپلیکیشن‌های زیادی نیز این کار را اجرایی می‌کنند.

با این حال قانون مشهور دیگری نیز وجود دارد که شامل 52 دقیقه کار متمرکز و 17 دقیقه استراحت است. هر چند به نظر می‌آید این بخش ‌بندی زمانی کاملاً تصادفی باشد؛ اما در اصل نتایج تحقیقاتی است که روی کارمندان بسیار موثر واقع شده و باعث افزایش کارآیی آنان گردیده است. ممکن است این زمان بندی منطق خاصی پشتش نباشد؛ ولی واقعاً کارآمد است.

 

بهترین زمان بندی پومودورو

اگر از هر دو روش 52/17 و 25/5 استفاده کنید؛ بهتر می‌توانید کارآیی آنها را بر روی خودتان مورد بررسی قرار دهید. با این حال بسیاری ادعا می‌کنند که روش 25/5 قابل کنترل‌تر است؛ چون 25 دقیقه کار زیاد طولانی به نظر نمی‌آید و 5 دقیقه استراحت نیز آنقدر زیاد نیست که فرد دست از کار بکشد.

بنابراین معمولاً توصیه می‌شود با زمان بندی 25/5 شروع کنید؛ زیرا این روش بر روی بسیاری از افراد جواب داده است. با این حال خیلی از اپلیکیشن‌ها به شما امکان می‌دهند تا این تقسیم بندی زمانی را با نسبت‌های دقیق افزایش دهید؛ از اینرو می‌توانید از آنها نیز بهره بگیرید.

در صورتیکه فکر می‌کنید 25 دقیقه خیلی کوتاه است؛ می‌توانید 35 یا 45 دقیقه را امتحان کنید. در ضمن اگر 5 دقیقه برای استراحت کافی نیست؛ آن را کمی بیشتر نمایید. فقط به یاد داشته باشید که در روش سنتی پومودورو در هر 3 یا 4 چرخه، یک دوره استراحت طولانی وجود دارد که می‌توانید به راحتی آن را تغییر دهید.

 

تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو

 

آیا تکنیک پومودورو واقعاً کارآمد است؟

بله تاکنون هزاران نفر از تکنیک پومودورو استفاده کرده‌اند و برای اغلب آنها تاثیرگذار بوده است. این مسئله نشان می‌دهد که رابطه روشنی بین روش مورد استفاده، افزایش تمرکز و کاهش خستگی وجود دارد. مهمترین مزایایی این فن عبارتند از:

  • افزایش تمرکز: از آنجاییکه از یک زمان سنج استفاده می‌کنید؛ لذا این تکنیک به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ نمایید. مخصوصاً وقتی به این فکر می‌کنید که تنها 25 دقیقه تا پایان جلسه پومودورو فرصت دارد؛ از اینرو واقعاً سعی می‌نمایید تا خود را به کار مشغول کنید.
  • تقویت انگیزه: فراموش نکنید که انگیزه در درجه اول از موفقیت و پیشرفت ناشی می‌شود و پومودورو سبب می‌گردد تا هر دو را با هم داشته باشید.
  • بیشتر شدن کارآیی: معمولاً افزایش تمرکز، بهره‌وری را تقویت می‌کند.
  • کاهش خستگی: یکی از بهترین بخش‌های این روش، تایمر پومودورو است؛ زیرا به شما نوید استراحت را می‌دهد. وقتی بتوانید بر این اساس و به ترتیب استراحت کنید؛ ذهنتان پاکسازی شده، بدنتان جوان می‌ماند و دچار فرسودگی شغلی هم نمی‌شوید. در نتیجه تا پایان آن روز کاری، شور و نشاط خود را حفظ می‌کنید و دیگر روز کاریتان به یک روز خسته کننده تبدیل نمی‌گردد.
  • کمک برای غلبه بر اهمال کاری: زمان سنج‌ها به خاطر قابلیتی که دارند؛ قادرند تا بر اهمال کاری افراد غلبه نمایند. آنها شما را مجبور می‌کنند تا بر روی کار خود تمرکز کنید؛ زیرا مغز شما را فریب می‌دهند و تصور می‌نمایید تنها زمان کوتاهی فرصت دارید.
  • حذف عوامل حواس پرتی: وقتی تمرکز خود را بر روی کار افزایش می‌دهید؛ راحت‌تر می‌توانید عوامل حواس پرتی مانند رسانه‌های اجتماعی را حذف کنید. با روشن شدن تایمر به این نتیجه می‌رسید که باید دست به کار شوید؛ از اینرو کمتر به عواملی که باعث حواس پرتی‌تان می‌شوند، توجه خواهید کرد.

 

آزمایش برای یافتن بهترین ترکیب زمانی

ممکن است روش پومودورو برای همه جواب ندهد. اگر احساس می‌کنید کارآیی لازم را برایتان ندارد؛ قبل از اینکه کاملاً از آن دست بکشید کمی با آن کلنجار بروید. احتمالاً راه‌هایی وجود دارند که بتوانید آن را کارآمدتر نمایید. مثلاً می‌توانید تعداد دفعات و ساعات استراحت خود را افزایش دهید. یقیناً با آزمایش می‌توانید بهترین ترکیب را برای خود بیابید.

 

مزیت تکنیک پومودورو برای ترجمه

ترجمه یکی از سخت‌ترین کارهایی است که یک فرد می‌تواند انجام دهد؛ زیرا مغز انسان در هنگام تبدیل کلمات به زبانی دیگر نیاز به آرامش دارد. روش پومودورو دقیقاً برای همین کار طراحی شده و به شما کمک می‌کند تا بر کار خود تمرکز نمایید. در صورت عدم استفاده از این روش در پایان روز متوجه می‌شوید که نه تنها کار چندانی انجام نداده‌اید؛ بلکه به شدت خسته شده‌اید و معلوم نیست چه وقتی بتوانید ترجمه مقاله، کتاب یا سایر متون تخصصی خود را به پایان برسانید.

 

 

مترجمین چگونه باید از تکنیک پومودورو استفاده کنند؟

نحوه استفاده از تکنیک پومودورو به خودتان بستگی دارد. باید شیوه‌های مختلف اجرای این روش را امتحان کنید تا ببینید کدام یک برایتان موثرتر است. اما چند نکته زیر در شروع کار به شما کمک می‌کنند:

1. فهرستی از تمام کارهایی که در طول روز باید انجام بدهید تهیه کنید.

2. باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید از چند چرخه پومودورو برای به انجام رساندن هر یک از کارهای خود استفاده نمایید.

3. جدول زمانی پومودورو مدنظر خود را تنظیم کنید (این کار اختیاری است. شاید تنها تنظیم تایمر و شروع کار براساس برنامه‌های زمانی قبلی برایتان کفایت کند).

4. تایمر پومودورو را تنظیم نمایید.

5. در حین انجام وظایف خود، کارهای انجام شده را علامت بزنید.

6. در بین کارهایتان 5 دقیقه استراحت کنید؛ می‌توانید در این فاصله مقداری جابجا شوید، چیزی بنوشید و یا گپ کوتاهی با یکی از همکاران خود داشته باشید.

7. پس از 3 یا 4 جلسه کار، مدت بیشتری استراحت کنید.

این فرآیند واقعاً ساده است و راه‌های مختلفی برای انجامش وجود دارد. مثلاً مترجمی با این فرض که برخی از کارها ممکن است بیشتر یا کمتر از زمان تخمینی طول بکشند؛ دوست نداشته باشد از قبل تصمیم بگیرد که در هر پومودورو روی چه چیزی می‌خواهد کار کند (واقعا به سختی بتوان مدت زمان ترجمه هر پاراگراف را تخمین زد).

ولی می‌توان زمان را محدود نمود؛ به عنوان مثال 2 ساعت را به ترجمه و 2 ساعت را به بازاریابی اختصاص دهید و به همین صورت کارهای خود را هماهنگ نمایید. در این صورت فن مذکور قطعاً برایتان موثر خواهد بود. یک برنامه ریزی نمونه براساس تکنیک پومودورو با نسبت 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت به صورت زیر است:

  • 8:00 تا 8:30 - ترجمه کتاب
  • 8:30 تا 9:00 - ترجمه کتاب
  • 9:00 تا 9:30 - ترجمه کتاب
  • 9:30 تا 10:00 - بررسی ایمیل‌ها
  • 10:00 تا 10:30 - استراحت طولانی مدت
  • 10:30 تا 11:00 - تولید محتوا
  • 11:00 تا 11:30 - تولید محتوا
  • 11:30 تا 12:00 - تولید محتوا
  • 12:00 تا 1:00 - نهار و نماز
  • 1:00 تا 1:30 – فعالیت فریلنسری
  • 1:30 تا 2:00 - فعالیت فریلنسری
  • 2:00 تا 2:30 - بررسی رسانه‌های اجتماعی
  • 2:30 تا 3:00 - بررسی ایمیل‌ها
  • 3:00 تا 3:30 - استراحت طولانی مدت
  • 3:30 تا 4:00 - توسعه فردی
  • 4:00 تا 4:30 - توسعه فردی
  • 4:30 تا 5:00 - ایده پردازی

با این وجود شاید برخی از افراد ترجیح دهند تا فقط تایمر پومودورو را تنظیم کنند. در این صورت بدون اینکه آن را به بخش‌هایی مانند برنامه فوق تقسیم نمایند؛ قادر خواهند بود تا بیشتر بر روی وظایف خود تمرکز کنند. احتمالاً این شیوه به آنها انعطاف پذیری خاصی می‌دهد؛ ولی یقیناً بهره‌گیری از حالتی مانند برنامه فوق، برای خیلی‌ها مناسب است.

 

تکنیک پومودورو

آزمایش تکنیک پومودورو

 

در زمان استراحت چه کارهایی می‌توان انجام داد؟

کلید موفقیت در اجرای روش پومودورو، استراحت مناسب است. اما کاملاً مشخص است که 5 دقیقه زمان زیادی برای استراحت نیست و شما نمی‌توانید روی کاناپه لم بدید و یا فیلم تماشا کنید؛ چنین کاری هم اصلاً توصیه نمی‌شود. پس باید چکار کرد؟

باید در این فاصله کارهایی را انجام دهید که باعث شادابی مغز شما می‌شوند. اگر بتوانید در هر 5 دقیقه استراحت، مغز خود را شاداب نمایید؛ قادر خواهید بود تا ساعت‌ها به همین شیوه به کارتان ادامه دهید. چهار کار زیر در شاداب کردن مغزتان در هنگام استراحت به شما کمک می‌کنند:

1. به این طرف و آن طرف حرکت کنید: وقتی این کار را انجام می‌دهید؛ انگار مغز شما روی سیلندرهایش سوخت می‌پاشد. از اینرو این یک راهکار عالی برای به کار انداختن موتور مغزتان است. یک پیاده روی کوتاه، چند بار بالا و پایین شدن روی میله بارفیکس و یا مرتب کردن میز کار نیز به همین اندازه موثر است.

2. نفس عمیق بکشید: مغز شما به اکسیژن نیاز دارد. با استفاده از برخی از تکنیک‌های تنفس عمیق می‌توانید اکسیژن مغز خود را به حداکثر برسانید. مثلاً 10 نفس عمیق بکشید، و سپس به آرامی نفس خود را بیرون بدهید. اگر این روش تنفس را با یک یا دو تمرین یوگا ترکیب کنید و به آن جنبه حرکتی نیز بدهید؛ عالی خواهد شد.

3. بدن خود را هیدراته نمایید: مغز برای خوب کار کردن علاوه بر اکسیژن به آب نیز نیاز دارد و متاسفانه اکثر ما به اندازه کافی آب نمی‌نوشیم. بنابراین بهتر است در هر یک از این فواصل کوتاه استراحت، یک لیوان آب بنوشید و اگر این کار را به درستی انجام دهید؛ هر چند وقت یک بار به دستشویی نیز نیاز پیدا می‌کنید.

4. با دیگران معاشرت کنید: در این فاصله کارهای دیگری نیز می‌توانید انجام دهید. مثلاً با یکی از دوستان، همکاران یا اعضای خانواده خود صحبت کنید. تمام این کارها به تمدد اعصاب و بازسازی ذهن شما کمک می‌کنند.

 

در زمان استراحت باید از انجام چه کارهایی خودداری کرد؟

اینکه فکر کنید در زمان استراحت می‌توانید هر کاری را انجام دهید، اشتباه است. اولاً باید توجه داشته باشید که این بازه زمانی آنقدر طولانی نیست که بتوانید به هر اموری برسید. ثانیاً انجام کارهای نادرست باعث می‌گردد که روش پومودورو سریع‌تر از آنچه فکر می‌کنید باعث خستگی ذهنی شود. بنابراین در وقفه‌های 5 یا 17 دقیقه‌ای نباید به انجام فعالیت‌های زیر بپردازید:

  • بررسی رسانه‌های اجتماعی
  • انجام بازی‌های ویدئویی
  • تماشای فیلم
  • غذا خوردن

این کارها سبب می‌گردند تا بیشتر از زمان مورد نظر به استراحت بپردازید؛ از اینرو کنترل اوضاع از دست شما در‌می‌رود و درگیر آنچه نباید بشوید، می‌شوید. همچنین به یاد داشته باشید هضم غذا یکی از انرژی برترین کارهایی است که بدن شما در طول روز انجام می‌دهد. بنابراین اگر مدام در این فواصل میان وعده بخورید؛ نه تنها انرژی زیادی به دست نمی‌آورید، بلکه بخشی از آن را هم از دست می‌دهید. پس بهتر است خوردن را به هنگام استراحت ظهرگاهی و صرف نهار اختصاص دهید.

 

بهترین اپلیکیشن (برنامه) برای تکنیک پومودورو کدام است؟

از آنجاییکه مرتباً اپلیکیشن‌های جدیدی به عنوان تایمر پومودورو به بازار عرضه می‌شوند؛ لذا ذکر تمامی آنها از حوصله این مطلب خارج است. با این حال می‌توان بهترین اپلیکیشن تکنیک پومودورو را برای موبایل، وب و کامپیوتر دسته بندی نمود. در واقع ما در این بخش برای هر کدام از این دسته‌ها دو برنامه محبوب را معرفی می‌کنیم که شما می‌توانید بسته به شرایط خود از هر کدام از اینها که می‌خواهید استفاده نمایید.

 

1. Focus Keeper

Focus Keeperطراحی ساده و زیبایی دارد و برخی از گزینه‌های آن مانند تنظیمات تایمر و انتخاب صدا، قابل شخصی سازی است. برنامه Focus Keeper که برای پلتفرم‌های iOS و اندروید موجود است؛ به صورت رایگان قابل استفاده می‌باشد، ولی هزینه اشتراک نسخه حرفه‌ای آن ماهیانه 1/99 دلار است. در صورتیکه این برنامه را روی تلفن همراه خود نصب کنید و در کنار میز کاریتان قرار دهید؛ با هر بار نگاه کردن به آن می‌توانید ببینید که در آن چرخه کاری چقدر زمان برای تمام کردن فعالیت‌هایتان دارید.

 

2. Forest

یک برنامه سرگرم کننده و رایگان است که به شما امکان می‌دهد درخت بکارید. در حقیقت هر بار که حواستان از پومودوروی خود پرت می‌شود (مثلاً سرگرم تلفن همراه خود می‌شوید)؛ درختان‌تان یکی یکی از بین می‌روند. بنابراین Forest ضمن اینکه نقش یک زمان سنج را برایتان ایفا می‌کند؛ شما را از استفاده از تلفن همراه خود نیز باز می‌دارد.

 

3. Pomodor

یک تایمر وب ساده است که به راحتی از طریق مرورگر وب می‌توانید به آن دسترسی یابید و بلافاصله جلسه پومودورو خود را شروع کنید. برنامه Pomodor قابل تنظیم بوده و استفاده از آن آسان است؛ هر چند به ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند پایش کارها مجهز نیست.

 

4. Marinara Timer

Marinara Timerیکی دیگر از تایمرهای ساده و رایگان پومودورو در سطح وب است که دارای چندین قابلیت شخصی سازی است. هر چند Marinara Timer مانند برنامه فوق فاقد ویژگی‌های پیشرفته است؛ اما برای کسانیکه به دنبال رشد و ارتقاء راندمان ترجمه هستند یکی از برنامه‌های مفید محسوب می‌شود.

 

5. Focus To-Do

نسخه استاندارد دیگری از تایمر فن مزبور است که دارای امکانات پیشرفته است و قابلیت همگام سازی بین دستگاه های مختلف را داراست. برنامه Focus To-Do برای کسانیکه به جنبه‌های برنامه ریزی و وظیفه محوری روش پومودورو اهمیت می‌دهند؛ عالی است.

 

6. PomoDoneApp

ابزار بسیار خوبی است؛ زیرا برای سیستم عامل‌های مک، لینوکس، iOS، اندروید و وب در دسترس است. همچنین به راحتی با ترلو (Trello)، اورنوت (Evernote)، آسانا (Asana) و تودویست (Todoist) ادغام می‌شود. بنابراین اگر از هر یک از این پلتفرم‌ها استفاده می‌کنید و می‌خواهید راندمان خود را در هنگام کار افزایش دهید؛ PomoDoneApp برایتان بسیار مناسب است.

 

پیش به سوی افزایش راندمان کاری

حال که به خوبی با تکنیک پومودورو و روش استفاده از آن آشنا شدید؛ به احتمال زیاد می‌خواهید در آینده نزدیک آن را امتحان کنید. اگر قبلاً روش پومودورو را امتحان کرده‌اید و با شکست مواجه شده‌اید؛ بهتر است دوباره آن را با روش‌های جدیدی که در این مطلب معرفی کردیم از نو امتحان نمایید. در واقع هر کسی براساس ظرفیت‌های بدنی و فکری خود بازه‌های زمانی متفاوتی را برای این فن در نظر می‌گیرد. من شخصاً بعد از 3 ساعت کار (معروف به 6 پومودور) به استراحت بلند مدت می‌پردازم؛ هر چند ممکن است زیاد از حد به نظر برسد، اما واقعاً بر روی من جواب می‌دهد. شما چطور؟