نکات کاربردی برای بهبود تمرکز و افزایش بهره وری در کار
- 04 مهر 1401
- رشد و توسعه فردی
تلنبار کردن کارهای زیاد در یک روز کاری، نتیجهای عکس به بار میآورد و تاثیرات منفی بر تمرکز فرد میگذارد. انجام همزمان چند فعالیت نیز افراط است؛ اما توانایی تمرکز بر روی یک کار خاص در یک زمان مشخص، باعث بهبود تمرکز و افزایش بهره وری میشود. این امر در نهایت مراقبت از بدن و ذهن، و جلوگیری از حواس پرتی را موجب میگردد.
تعداد ساعتهای یک روز محدود است و ما مجبور هستیم فعالیتهای زیادی را در همین ساعتهای اندک انجام دهیم. شاید جالب باشد؛ اما گاهی اوقات ما کمترین کارها را در روزهای شلوغ کاری انجام میدهیم.
حتی اگر زمان کافی در اختیار داشته باشیم باز هم توانایی ما برای تمرکز، تحت تاثیر متغیرهای مختلف زیادی قرار میگیرد. از اینرو در این گفتار شبکه مترجمین راستین قصد داریم تا برای کمک به بهبود تمرکز و افزایش بهره وری، عواملی که موجب حواس پرتی شما میشوند را توضیح دهیم و با ارائه نکات عملی به شما در رسیدن به اهداف روزانهتان کمک کنیم.
بهره وری در مقابل زیان بخشی
حال بیایید یک روز کاری را در نظر بگیریم که دیر به خانه آمدهاید و به شدت احساس خستگی میکنید. صبح شما چگونه شروع شد؟ چه برنامههایی را برای آن روز در نظر گرفته بودید؟ چند مورد از این کارها را واقعاً انجام دادید؟ اینها سوالات مهمی هستند که در چنین مواقعی باید از خود بپرسید.
احتمالاً به یاد میآورید که با شروع صبح به این فکر کردهاید کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. به همین دلیل تصمیم داشتید تا وقت گرانبهای خود را تلف نکنید و مستقیماً سر اصل مطلب بروید. با این حال و با وجود کارهای زیادی که روی هم تلنبار شده بودند؛ خیلی زود متوجه میشوید که در حال بررسی رسانههای اجتماعی هستید و به شدت تلاش میکنید خود را متمرکز نگهدارید. با این شرایط در پایان فقط توانستهاید نصفی از کارهای لیست برنامه خود را انجام دهید. اما چرا اینگونه شد؟
این یک وضعیت رایج است؛ زیرا مجبور کردن خود به انجام کارهای متعدد، نتیجه عکس به بار میآورد. تعیین غیر واقعی اهداف روزانه و کارهای بیشمار، ناخودآگاه باعث میشود شما احساس بی قراری کنید و همین امر بر دامنه توجه شما تاثیر منفی میگذارد. به مواقعی فکر کنید که سعی کردهاید چندین کار را همزمان با هم انجام دهید؛ احتمالاً در این مواقع به نتایج بسیار بدتری رسیدهاید.
بسیاری از افراد به توانایی خود در انجام چندین کار مختلف، افتخار میکنند؛ اما انجام همزمان چند کار با هم، افراط به شمار میآید. در واقع در این حالت شما توانایی تمرکز بر انجام یک کار واحد را دست کم گرفتهاید؛ در حالیکه همین قابلیت به شما کمک میکند تمرکز و بهره وری خود را بهبود ببخشید.
احساس فشار بیش از حد برای انجام کارهای متعدد، شما را نسبت به حواس پرتی حساستر میکند. به علاوه ممکن است شما را در هزارتوی بی پایان اهمال کاری گرفتار کند؛ این نهایت زیان بخشی است و به نوعی سد راه موفقیت فرد محسوب میگردد.
مقایسه فعالیت فیزیکی با فعالیت مغزی
وقتی بدن بی قرار باشد؛ ذهن نمیتواند تمرکز کند و وقتی مغز آرامش ندارد؛ بدن نمیتواند آرام بگیرد. کافیست یک ثانیه این شرایط را تصور کنید تا به حقیقت آن پی ببرید. با توجه به این واقعیت، وقتی یک روز کاری شلوغ و پردغدغه برای شما شروع میشود؛ احتمالاً از برخی از تشریفات صبحگاهی چشم پوشی میکنید. چنین کارهایی معمولاً شامل تماس با همکاران، لذت بردن از یک قهوه، ورزش صبحگاهی یا خواندن چند مقاله یا خبر جالب وبلاگی است.
اینها دقیقاً مواردی هستند که باعث آرامش شما در طول روز میگردند. از اینرو مراقبت از بدن و خصوصاً ذهن در ابتدا، باعث افزایش تمرکز و بهره وری شما میشود. هر چند ممکن است این کارها باعث گرفتن وقتتان شوند؛ اما چشم پوشی از آنها بر تمرکز و فعالیت شما در طول روز تاثیر منفی میگذارد.
مواردی مانند عدم استراحت کافی، نادیده گرفتن ورزش، نخوردن غذای مناسب و یا فشار آوردن به خود در زمان کار، شما را در تمرکز ناکام میگذارند و در نهایت باعث اختلال در کارتان میشوند. اگر به اندازه کافی نخوابید؛ روز بعد با انرژی کمتری از خواب بر میخیزید و مجبور میشوید فعالیتهایی را انجام دهید که هنوز از روز قبل باقی ماندهاند.
حتما بخوانيد: تکنیک پومودورو: تعریف، کاربردها و اپلیکیشن های مناسب
چگونگی بهبود تمرکز و توجه برای انجام کار
حال که درباره برخی از رایجترین عوامل حواس پرتی در حین کار صحبت کردیم؛ بیایید به فعالیتهایی اشاره کنیم که میتوانید در یک روز کاری برای افزایش توجه و تمرکز انجام دهید.
تمرین مدیتیشن
با توجه به اینکه فرد باید در طول روز بر روی چیزهای زیادی متمرکز شود؛ بنابراین یادگیری تمرکز بر روی نیستی مطلق در درجه اول اهمیت قرار دارد. هر چند تمرین مدیتیشن برای خیلیها سخت است؛ اما با انجام آن به مدت 10 دقیقه در طول روز متوجه فواید شگفت انگیز آن خواهید شد. این تمرین تاثیر زیادی بر تسکین استرس و پاکسازی ذهن دارد؛ بنابراین قبل از روشن کردن لپ تاپ خود در صبح، بهتر است 10 دقیقه از وقتتان را به مدیتیشن اختصاص دهید.
انجام ورزش صبحگاهی
فعالیت بدنی نیز برای ذهن مفید است. حتی دویدن 30 دقیقهای بر روی تردمیل نیز به دلیل ترشح دوپامین (Dopamine)، ذهن شما را در طول روز آرام نگه میدارد. در ضمن بهتر است به یوگا روی بیاورید؛ زیرا فعالیتی است که ورزش بدنی را با مدیتیشن ترکیب میکند. با این کار با یک تیر دو نشان میزنید.
اگر فرد سحرخیزی نیستید و نمیتوانید برای ورزش صبحگاهی بیدار شوید؛ نگران نباشید. شما میتوانید بعد از کار به ورزش عصرگاهی بپردازید و خواب راحتتری را تجربه نمایید. تا زمانیکه به طور منظم ورزش کنید؛ زمان آن چندان اهمیتی ندارد.
استراحت منظم
شاید تعجب کنید؛ اما تاثیر مثبت چند استراحت کوتاه مدت، بسیار بیشتر از یک استراحت طولانی است. زنگ ساعت خود را بر روی فواصل 90 دقیقهای تنظیم کنید و هر بار 5 تا 10 دقیقه استراحت نمایید. اما نباید این زمان را صرف چک کردن بی هدف گوشی خود کنید. به جای آن بهتر است کمی پیاده روی داشته باشید یا یک جدول سودوکو را حل کنید؛ انجام چند حرکت یوگا و شرکت در یک تور مجازی موزه نیز ایده خوبی است.
هر فعالیتی که انتخاب میکنید باید به گونهای مغز یا بدن را تحریک کند. حتی میتوانید یک کار سازنده انجام دهید که به کار اصلیتان ارتباطی ندارد؛ به عنوان مثال میتوانید با کمک یک اپلیکیشن زبان آلمانی، چند کلمه جدید را یاد بگیرید. خیلی زود متوجه خواهید شد که یک استراحت کوتاه و موثر، سریعاً قدرت تمرکز شما را افزایش داده و توانتان را تقویت میکند.
پخش موسیقی
برخی افراد فکر میکنند که تنها در سکوت کامل میتوانند تمرکز کنند. با این حال گاهی اوقات پخش یک موسیقی آرام، افزایش تمرکز شما را موجب میگردد؛ البته اگر این کار به درستی صورت گیرد. چرا که هر نوع موسیقی برای هر نوع کاری مناسب نیست و شما باید نوعی موسیقی را انتخاب کنید که باعث افزایش بهره وری و تمرکز ذهنی شما شود.
نحوه بالا نگهداشتن سطح انرژی
شما باید انرژی لازم برای حفظ تمرکز داشته باشید. در این صورت کاملاً مشخص است که اگر بخواهید تمرکز خود را افزایش دهید؛ باید سطح انرژیتان را نیز بالا ببرید. برای تحقق این خواسته باید به بدن خود گوش دهید؛ چون بدنتان به شما میگوید چه کار کنید. بهتر است دو مورد زیر را هم همیشه رعایت نمایید.
اطمینان از خواب کافی
خواب اولین چیزی است که افراد پرمشغله خود را از آن محروم میکنند. اگر میخواهید کارهای زیادی را در طول روز انجام دهید؛ باید کاملاً احساس کنید که شارژ شدهاید. فکر نکنید که دیرخوابی شبانه را میتوانید با دیر بلند شدن و با تاخیر سر کار رفتن جبران کنید. تا دیر وقت بیدار ماندن، باعث استفاده بیش از حد از ذخایر بدن میشود و در نهایت به شما آسیب وارد میکند. فراموش نکنید در صورتیکه چرخه خواب و بیداریتان به هم بخورد؛ سطح انرژی شما هرگز نمیتواند به سطح ایده آل برسد.
این مورد هر چند برای همه مناسب نیست؛ اما شاید برای شما معجزه کند. شما میتوانید در طول روز یک چرت کوتاه برنامه ریزی شده داشته باشید. این چرت کوتاه را به حداکثر 30 دقیقه محدود کنید؛ زیرا قرار نیست به یک خواب کامل تبدیل شود. اگر در این نیم ساعت نتوانستید واقعاً بخوابید؛ سعی نکنید به زور خود را به خواب بزنید؛ بلکه بلند شوید و به سر کار خود برگردید، و روز بعد مجدداً تلاش کنید. ممکن است یک هفته طول بکشد تا به این رویه عادت نمایید. در عین حال ممکن است این روش اصلاً برای شما مناسب نباشد. در این صورت باید به برنامه اصلی پایبند باشید؛ به عبارت دیگر زود به رختخواب بروید.
غذا خوردن صحیح
بسیاری از افراد پرمشغله همواره احساس خستگی و کوفتگی میکنند؛ اما ترجیح میدهند آن را نادیده بگیرند. اما بدغذایی معمولاً ناخواسته رخ میدهد. گاهی اوقات شما آنقدر درگیر کار هستید که غذا خوردن را فراموش میکنید. در این حالت حتی اگر قار و قور شکم خود را احساس کنید؛ ممکن است چند لحظه بعد به کلی آن را از یاد ببرید. تکرار این روند در دراز مدت، سطح انرژی شما را تحلیل میبرد.
به همین دلیل باید سعی کنید در ساعات مشخصی در طول روز غذا بخورید. برای این کار بهتر است ساعت یا گوشیتان را روی زمانهای به خصوصی تنظیم کنید. اگر غذاهای خاصی را دوست دارید؛ میتوانید از قبل غذای خود را برای زمان خاصی سفارش دهید. در ضمن شما باید همیشه در محل کارتان مقداری تنقلات داشته باشید. یک کاسه میوه رنگارنگ روی میز کار نه تنها زیبا به نظر میرسد؛ بلکه ویتامینهای مورد نیاز بدن شما را نیز در طول کار تامین میکند. همچنین بهتر است همواره در کشوی میز کارتان اقلامی مانند گرانولا و سوپ آماده را داشته باشید تا در صورت نیاز از آنها استفاده کنید.
نحوه افزایش بهره وری و کارایی
تا اینجا به راهکارهای افزایش تمرکز و انرژی پرداختیم. حالا نوبت آن رسیده به مواردی بپردازیم که باعث بهبود بهره وری کلی شما میشوند.
رها شدن از حواس پرتی
مهمترین عوامل حواس پرتی خود را شناسایی کنید و برای از بین بردن آنها هر کاری که میتوانید انجام دهید. برای خیلیها این مورد به معنی قفل گوشی هوشمند و کنار گذاشتن آن است. اعلانهایی که بر روی صفحه گوشی ظاهر میشوند برای برخی افراد آنقدر وسوسه انگیز هستند که نمیتوانند آنها را نادیده بگیرند. علاوه بر این بهتر است در طول روز در شبکههای اجتماعی آفلاین باشید یا برای افزایش تمرکز، تنها یک پنجره را باز کرده و بر روی آن کار کنید.
در ضمن شما باید محیط اطراف خود را تا حد امکان مرتب نگهدارید. یک محیط کاری نامرتب بیشتر باعث حواس پرتی شما میشود. زیرا احتمالاً به صورت ناگهانی سرگرم باز کردن نامههای باز نشده خود میشوید و فراموش میکنید که کارتان از درجه اهمیت بالاتری برخوردار است. از اینرو همیشه باید همه چیز را در مکانهای مشخص و از پیش تعیین شده نگهداری کنید.
این کار برای افرادی که در خانه کار میکنند چالش برانگیزتر است. آنها باید بیشتر تلاش کنند تا زندگی خصوصی را از کارشان جدا کنند. بهترین راهکار برای این افراد، جدا کردن محیط کاریشان است. در این صورت بهتر است تا حد امکان از یک دفتر کار واقعی تقلید کنید. از کار کردن بر روی مبل یا جاییکه با دوستان و اعضای خانوادهتان خوش و بش میکنید خودداری نمایید؛ به علاوه سعی کنید روی میز غذاخوری به فعالیت نپردازید.
ایجاد یک فهرست کاری واقع بینانه
کاری شما باید یک لیست اجمالی و واقع بینانه از کارهایی که در طول روز میتوانید انجام دهید تهیه کنید. این لیست نه خیلی کوتاه و نه خیلی بلند باید باشد. وقتی انجام تمام امورات را به پایان رساندید؛ میتوانید موارد دیگری را نیز به لیست خود بیافزایید. کارهایی که باید انجام دهید را به صورت عملی تجسم کنید تا دیدگاه بهتری نسبت به آنها بیابید. در این صورت میتوانید در یک زمان خاص تنها بر روی یک کار تمرکز کنید. به عنوان مثال میتوانید فعالیتهای خود را در یک جدول دسته بندی کنید و آنها را به "کارهایی که باید انجام شوند"، "کارهایی که در حال انجام هستند" و "کارهایی که انجام شدهاند" تقسیم نمایید.
تقسیم کارها به بخشهای کوچکتر
وقتی کارهای خود را به بخشهای کوچکتری تقسیم میکنید؛ به راحتی میتوانید آنها را انجام دهید. بسیاری از کارها شامل انجام چند فعالیت مختلف هستند؛ در این صورت قادر خواهید بود آنها را به فعالیتهای فرعی تقسیم نمایید. به انجام رساندن هر کدام از این کارهای فرعی، نشان دهنده پیشرفت شما در به انجام رساندن فعالیت اصلی است. در ضمن انجام کارها به این صورت، تاثیرات تشویقی مثبتی در بر دارد.
برای تقسیم کارهای خود به بخشهای کوچکتر می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید. برخی از ابزارهای بصری نیز این امکان را برای شما فراهم میکنند تا پیشرفت خود را با گزینههای مختلف بصری مشاهده نمایید. در این صورت ممکن است درصد پیشرفت کاری شما با نمودار یا جدولهای مخصوص نشان داده شود.
انجام کارهای مهم در سریعترین زمان
شما باید در ابتدا کارهای مهم را انجام دهید؛ پس به این فکر کنید که کدام یک از کارهایتان سختتر هستند و یا به زمان بیشتری نیاز دارند. معمولاً اکثر افراد تمایل دارند این دست از کارها را به تعویق بیاندازند؛ در حالیکه این یک اشتباه بسیار بزرگ است. باید در ابتدای صبح که سرحالتر هستید و بیشترین انرژی را دارید؛ این دست از کارها را انجام دهید. وقتی سختترین بخش برنامه کاری روزانه خود را به اتمام رساندید؛ بقیه کارهای روزانه در مقایسه با آن بسیار راحت به نظر میآیند.
تناوبی انجام دادن کارهای خسته کننده و جالب
بعد از اینکه سختترین کارهای فهرست روزانه خود را انجام دادید؛ لیست کوتاهی از فعالیتهای روزمره باقی میماند. اما آنهایی که باقی ماندهاند با هم تفاوت دارند؛ برخی خسته کننده و برخی نیز جالب به نظر میآیند. از اینرو بهتر است این کارها را به صورت یک در میان انجام دهید. به این ترتیب همزمان با انجام کارهای خسته کننده، همیشه یک فعالیت سرگرم کننده نیز وجود دارد.
کلام پایانی در مورد بهبود تمرکز و افزایش بهره وری در کار
همانطور که گفتیم؛ تلاش برای انجام کارهای زیاد در یک زمان اندک و محدود کردن منابع حیاتی، راه مناسبی برای بهبود تمرکز یا افزایش کارایی نیست. شما باید مراقب ذهن و بدن خود باشید؛ چون تا زمانیکه آنها در اوج نباشند، عملکرد شما نیز ارتقا پیدا نخواهد کرد.
از نکاتی که در این گفتار ذکر کردیم استفاده کنید؛ آنها را به شیوهای مناسب با هم ادغام کنید و سپس اقدامات لازم را برای انجام هر کار انجام دهید. در این صورت احتمالاً لازم است برخی چیزها را بنویسید و یا از یک صفحه گسترده اکسل استفاده کنید. اما وقتی تغییرات لازم را ایجاد کردید؛ از افزایش تمرکز و بهره وری خود شگفت زده خواهید شد.
در ادامه حتما بخوانيد: تکنیک جریان زمان: مزایا + اپلیکیشن های مناسب