چگونه سخنرانی و ارائه خوبی داشته باشیم؟ 8 نکته مهم برای شروع

همه افراد برای انجام سخنرانی ها و ارائه های جنجالی به دنیا نیامده‌اند؛ اما صرف نظر از ماهیت شغل، این مهارتی ارزشمند است که بعضی از افراد از آن برخوردارند. در حقیقت اگر می‌‌خواهید حرف‌هایتان شنیده شود؛ باید در بیان ساده و مودبانه افکار خود مهارت داشته باشید.

اگر عصبی هستید اشکالی ندارد، این کاملاً طبیعی است؛ زیرا گلوسوفوبیا (Glossophobia) یا ترس از سخنرانی در جمع، در بین 15 تا 30 درصد افراد دیده می‌شود. اضطراب اجتماعی نیز در 20 سال گذشته در میان 12 درصد از بزرگسالان دیده شده که یکی از دلایل اصلی بروز آن گلوسوفوبیا است.

سخنرانی ممکن است برای خیلی‌ها دلهره آور به نظر برسد؛ اما فعالیت در بسیاری از صنایع مستلزم یادگیری ترفندهای یک ارائه مناسب است. خبر خوب این است که شما همیشه می‌توانید از استراتژی‌های جدید برای رویارویی با چالش‌ها و به وجود آوردن یک ارائه جذاب استفاده کنید. پس ادامه این گفتار شبکه مترجمین راستین را با دقت مطالعه کنید.

 

در زمان سخنرانی معمولاً چه مشکلاتی پیش می‌آید؟

فرقی نمی‌کند در این زمینه یک حرفه‌ای باشید و یا یک تازه کار؛ چون همیشه جا برای بهبود مهارت های ارائه شما وجود دارد. یکی از کلیدهای آماده سازی خود برای یک ارائه عالی این است که نگرانی‌های اصلیتان را مشخص کنید و برای رفع آنها چاره اندیشی نمایید. رایج‌ترین نگرانی‌ها در ارائه کلاسی یا شرکتی عبارتند از:

  • ترس از سخنرانی در جمع: داشتن یک ایده عالی به این معنی نیست که راحت بتوانیم در مورد آن با مردم صحبت کنیم. همه سخنرانان در مقابل تماشاچیان نمی‌درخشند. برخی از افراد به طور منطقی با ارائه مشکلی ندارند اما علائم فیزیکی مانند حالت تهوع و سرگیجه را تجربه می‌کنند؛ زیرا در اینگونه مواقع مغز آدرنالین ترشح می‌کند تا با موقعیت استرس زا کنار بیاید. هر چه بیشتر در جمع صحبت کنید؛ کمتر این علائم را تجربه خواهید کرد و با وجود ناراحتی‌های فیزیکی بهتر ارائه خود را جلو خواهید برد.
  • عدم حفظ توجه مخاطب: همه ما دوست داریم مورد توجه واقع شویم و این نیاز به تایید باعث می‌شود تا نگران توجه افراد به خودمان باشیم. اگر شما به این موضوع اهمیت ‌دهید؛ شانس‌تان به مراتب بیشتر از سایرین برای جلب توجه است.
  • نداشتن ذهنیت خاص در مورد جایگذاری محتوا در اسلایدها: بارگذاری بیش از حد محتوا در ارائه های پاورپوینتی باعث می‌شود توجه مخاطب را از دست دهید؛ در عین حال کوتاه بودن محتوا به عدم انتقال تمام اطلاعات لازم منجر می‌گردد. پس در ابتدا تمام ارائه خود را از سیر تا پیاز بررسی کنید و مواردی که می‌‌دانید مؤثرتر هستند را یادداشت نمایید تا تعادل خوبی بین آنچه در اسلایدها باید بنویسید و آنچه باید بگویید برقرار شود.
  • ناراحتی ناشی از ارتباطات غیرکلامی: ثابت ماندن باعث می‌شود مخاطب نتواند با شما ارتباط برقرار کند، و از طرفی حرکت مداوم حواس آنها را پرت می‌‌کند. پس باید قبل از شروع یک ارائه بدانید که چگونه و چقدر باید از ارتباطات غیرکلامی استفاده کنید.

تجربه بیشتر در سخنرانی و تماشای ارائه های مختلف به شما کمک می‌کنند تا با این مشکلات مقابله کنید.

 

سخنرانی

 

چگونه یک ارائه موثر تهیه کنیم؟

پنج نکته زیر به شما در ارائه بعدی و محدود کردن استرس‌های ناشی از آن کمک می‌کنند.

 

1. ارائه خود را ساده کنید

شما باید مطالب را به زبانی ساده بیان کنید تا به راحتی با مخاطب ارتباط برقرار کند. پس در حین آماده شدن از خود بپرسید می‌خواهید مخاطبان چه نکات کلیدی را از ارائه شما برداشت کنند. هیچ چیز بدتر از تماشای ارائه‌ای نیست که همچنان ادامه دارد و هیچکس منظور اصلی سخنران را متوجه نمی‌شود. مخاطبان می‌خواهند سریعا چیزهایی را از ارائه شما یاد بگیرند و به اجرا بگذارند.

پس اگر به دنبال دستیابی به مخاطبان گسترده و متنوع هستید؛ سادگی را فراموش نکنید. سعی کنید نقاط مهم ارائه خود را برجسته کنید و از ابزارهای نگارشی مختص این کار بهره بگیرید. به این ترتیب مخاطبان شما می‌توانند سریعاً نکات مهم را شناسایی کنند و لازم نیست تمام محتوای ارائه شما را برای یافتن آنها بالا و پایین نمایند.

برای اطمینان از اینکه مخاطبان صحبت‌های شما را متوجه شده‌اند؛ یک پرسش و پاسخ در پایان ارائه برگزار کنید. در این صورت مخاطبان می‌توانند با پرسیدن سؤالات و شفاف‌ سازی نکاتی که متوجه نشده‌‌اند، بیشتر از ارائه شما یاد بگیرند.

 

2. یک ساختار گیرا و جذاب به وجود آورید

فکر کنید که یک مخاطب هستید و از خود بپرسید چه چیزی یک ارائه را جذاب می‌کند. شما باید مطمئن شوید که همه چیز کارتان منسجم و منطقی است. گاهی اوقات ممکن است مجبور شوید برای جذاب نگه داشتن ارائه خود، اسلایدهای بیشتری را به آن اضافه کنید، یک بخش را برش دهید، یا کلاً ساختار را دچار نمایید.

یک روایت برای ارائه کسب و کار خود تهیه کنید. داستان شما باید قانع کننده باشد. در ابتدا مشکلی را مطرح کنید و با ارائه داستانی جذاب، مخاطب را برای پیدا کردن راهکار رفع این مشکل با خود همراه نمایید.

 

3. از ابزارهای بصری استفاده کنید

سعی کنید عکس و فیلم را در اسلایدهای خود بگنجانید؛ این ابزارهای جانبی به تاثیر گذاری کلام شما کمک می‌کنند. نگران نباشید گنجاندن اینگونه ابزارها، اعتبار یا حرفه‌ای بودن شما را زیر سوال نمی‌برند، و در عوض وقتی به درستی مورد استفاده قرار بگیرند به شما کمک می‌کنند تا راحت‌تر منظور خود را برسانید.

 

4. نسبت به تکنیک ها و روندهای طراحی بی تفاوت نباشید

شما می‌توانید از مجموعه‌ای از پلتفرم‌ها برای ایجاد یک ارائه عالی استفاده کنید. تصاویر، نمودارها و کلیپ‌‌های ویدیویی به همه چیز جان می‌‌بخشند؛ به خصوص اگر اطلاعات شما خشک و سخت باشند. بدین منظور بهتر است چند نکته استاندارد زیر را رعایت کنید:

  • کادرهای متن را در یک اسلاید قرار ندهید.
  • به جای پس زمینه شلوغ از پس زمینه مینیمالیستی استفاده کنید.
  • همه چیز را از روی اسلاید نخوانید.
  • سبک و اندازه فونت را در کل ارائه ثابت نگه دارید.

فقط نکات اصلی را در پاورپوینت خود درج کنید، و سپس آنها را با جزئیات توضیح دهید؛ به عبارت دیگر نباید تمام جزئیات را بنویسید. ارائه خود را مهیج و جذاب کنید؛ مواظب باشید نباید از رنگ‌های روشن یا فونت‌های خیلی فانتزی بهره بگیرید.

 

5. از قانون 10-20-30 پیروی کنید

گای کاوازاکی (Guy Kawasaki)، سرمایه‌گذار برجسته و یکی از متخصصان بازاریابی اپل اعتقاد دارد که بهترین ارائه‌ها کمتر از 10 اسلاید هستند، بیش از 20 دقیقه طول نمی‌‌کشند و از فونت‌های با اندازه 30 استفاده می‌‌کنند. این استراتژی علاوه بر اینکه اطلاعات شما را فشرده می‌کند؛ تمرکز مخاطب را نیز حفظ می‌نماید.

 

ارائه

 

8 نکته برای بهتر کردن ارائه و سخنرانی

نکات زیر به شما کمک می‌کنند مخاطبانتان را در حین ارائه درگیر نگه دارید. با رعایت استراتژی‌های زیر، مخاطب با تفکر مثبت سخنرانی شما را ترک می‌کند.

 

نکته 1: داستان بگویید

مطرح کردن یک داستان از زندگی خود یا دیگران، ارتباط شما را با مخاطب افزایش می‌دهد. در ضمن باعث می‌شود مخاطب با خودتان احساس راحتی بیشتری کند و بهتر با شما ارتباط برقرار نماید. این کار به شما نیز کمک می‌کند ارائه راحت‌تری داشته باشید.

گیل هیکس (Gill Hicks) زمانیکه داستان وحشتناک خود در خصوص حمله تروریستی لندن را به اشتراک گذاشت؛ آنقدر این کار را به خوبی انجام داد که به یک الگو در این زمینه تبدیل شد. هیکس در این داستان دلخراش به بهترین شکل مضامینی مانند انفجار، بهبودی، اهمیت شفقت، عشق بی قید و شرط و کمک به نیازمندان را برجسته می‌کند.

 

نکته 2: لبخند بزنید و با مخاطب ارتباط چشمی برقرار کنید

حفظ تماس چشمی باعث ایجاد ارتباط بین شما و مخاطب می‌شود و یک فضای صمیمانه را ایجاد می‌کند. در این صورت مخاطبان راحت‌تر می‌توانند به شما و آنچه که می‌گویید توجه کنند.

 

نکته 3: روی حضور خود در صحنه کار کنید

استفاده از کلمات تنها نیمی از ماجرای برقراری یک ارتباط خوب است؛ زیرا زبان بدن نیز بسیار مهم می‌باشد. سعی کنید در هنگام ارائه دست‌هایتان را روی هم نگذارید و از قدم زدن بیش از حد اجتناب کنید. این حرکات حاکی از عدم دسترسی یا بی‌حوصلگی است. نحوه ارائه شما به اندازه نحوه خلق اسلایدهایتان اهمیت دارد.

 

نکته 4: با قدرت شروع کنید

آغاز یک ارائه مانند دیباچه کتاب، پیش نمایش فیلم یا مقدمه مقاله، نقش مهمی در کشاندن مخاطب به سمت شما دارد. پس ارائه خود را با یک یادداشت محکم و مستدل شروع کنید. برای یک آغاز این فرآیند بهتر است راه‌های زیر را امتحان کنید:

  • از نقل قول یک فرد با نفوذ استفاده کنید: این زمینه موضوع را برای هنرنمایی شما فراهم می‌آورد و ارائه را از نظر فرهنگی جذاب می‌کند.
  • یک سوال بلاغی بپرسید: این کار شنوندگان را تشویق می‌کند تا فعالانه در ارائه‌ شما شرکت کنند؛ زیرا مجبور می‌شوند به پاسخ فکر ‌کنند.
  • با یک حکایت شروع کنید: داستان‌‌های کوتاه و مختصر ارائه شما را غنی می‌کنند و به مخاطب کمک می‌کنند بهتر با شما آشنا شود، و در نتیجه بیشتر به آنچه شما می‌گویید علاقمند می‌شوند.
  • مخاطبان را به ارائه خود وارد کنید: سخنرانی خود را با پیشنهاد حل یک معما آغاز کنید. در این صورت مخاطبان احساس می‌کنند در گفتگوی شما مشارکت دارند و به احتمال زیاد به شما توجه می‌کنند.

 

نکته 5: اشتیاق خود را نشان دهید

کاری کنید اشتیاق شما کاملاً در ظاهرتان خود را عیان کند. بهترین سخنرانان درباره موضوعی که می‌خواهند صحبت کنند هیجان زیادی دارند. آنجلا دادورث (Angela Duckworth) در کتاب "عزم: قدرت اشتیاق و استقامت (Grit: The power of passion and perseverance)" درباره اهمیت اشتیاق در تحقیقات و سخنرانی‌ها صحبت می‌کند. او می‌خواهد به مخاطب نشان دهد که علاوه بر محتوای سخنرانی، نحوه ارائه آن نیز به همان اندازه مهم است.

 

ارائه خوب

 

نکته 6: آنچه باید ارائه دهید را برنامه ریزی کنید

این مرحله شامل نحوه انتقال اطلاعات است. چه چیزی برای ارائه شما مناسب است؟ تهیه یک پاورپوینت، استفاده از دستگاه متن رسان؟ یا سخنرانی از طریق برنامه زوم (Zoom)؟ آیا باید تمام یادداشت‌های خود را حفظ کنید؟

بهترین سخنرانی‌‌های TED معمولاً به صورت حفظی ارائه می‌شوند؛ اما هیچ اشکالی ندارد که چند برگه یادداشت برای محکم کاری همراه خود داشته باشید. اگر ناگهان همه برنامه‌های شما در حین سخنرانی نقشه بر آب شود؛ باید به جذابیت و ذکاوت طبیعی خود تکیه کنید تا توجه مخاطبان را همچنان حفظ کنید. پس اقلام پشتیبانی را برای بدترین سناریوها آماده نمایید.

در واقع آماده ‌سازی به ما کمک می‌‌کند تا در انجام وظایف دلهره ‌آور، توانایی بیشتری داشته باشیم. ما معمولاً به دلایل عصبی و اضطراب از آماده شدن برای انجام تعهدات ترسناک مانند ارائه ها اجتناب می‌کنیم. آماده سازی ما را برای مقابله با ناشناخته‌ها آماده می‌کند.

 

نکته 7: تمرین کنید

تمرین باعث می‌شود کامل‌تر شوید؛ پس سخنرانی خود را در مقابل آینه حمام، همسر یا دوست‌تان تمرین کنید. به بازخوردهای آنها توجه داشته باشید و اگر همه چیز طبق انتظار شما پیش نرفت و مورد انتقاد قرار گرفتید، دلسرد نشوید. بازخورد به ما کمک می‌کند پیشرفت کنیم؛ اما به یاد داشته باشید شما نمی‌توانید همه را راضی کنید و این لزوماً چیز بدی نیست.

 

نکته 8: نفس بکشید

نفس‌های عمیق بکشید. بهتر است به جای عجله کردن و سردرگم کردن مخاطبان، آهسته پیش بروید و برای انتقال اطلاعات مورد نظر زمان بگذارید.

 

کلام پایانی

بهترین رهبران معمولاً ارائه دهندگان خوبی هستند؛ زیرا آنها در برقراری ارتباطات، و جمع آوری ایده‌ها و افراد عالی عمل می‌کنند. مخاطبان با هم تفاوت دارند؛ اما به عنوان یک قانون کلی به یاد داشته باشید که اگر در مورد موضوع خود تحقیق کنید، می‌توانید با انواع مخاطبان ارتباط برقرار کنید و همچنان در حین ارائه هوشیار و راحت باشید.

تمرین مهارت های ارائه و به خاطر سپردن این نکته که هر فرصتی یک موقعیت مغتنم برای رشد است، به شما کمک می‌کند ذهنیت مثبتی داشته باشید. همچنین درخواست کمک را فراموش نکنید. این احتمال وجود دارد که یک همکار یا یکی از اعضای خانواده شما تجربه زیادی در ارائه های حرفه‌ای داشته باشد و بتواند به شما در این زمینه کمک کند. خلق یک ارائه خوب بسیار دشوار است؛ اما تمرین کمک می‌کند در این زمینه واقعاً پیشرفت کنید.