تکنیک جریان زمان: مزایا + اپلیکیشن های مناسب

آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چگونه می‌توانید ساعات بیشتری در یک روز به کار مشغول شوید؟ شاید به اندازه کافی از ساعت‌هایی که در اختیار دارید، درست استفاده نمی‌کنید. به احتمال زیاد زمان صرف شده، دلیل کاهش بازده مولد شما نیست. این در بسیاری از موارد، به کاری مربوط می‌شود که در آن زمان انجام می‌دهید.

خبر خوب این است که استفاده از یک روش مناسب که با نیازهای کاری و خلق و خویتان مطابقت دارد، به شما کمک می‌کند تا روی انجام فعالیت‌های خود بیشتر تمرکز کنید و بدون اینکه نیاز به اضافه کاری داشته باشید، بازده خودتان را افزایش دهید؛ چنین روشی همه چیز را به نفع شما تغییر می‌دهد.

تکنیک جریان به صورت خلاصه عادت‌های بهره‌وری و و تمرکز را با یک سیستم زمان بندی شده مورد ارزیابی قرار می‌دهد. در نتیجه چند وظیفه‌ای به نفع تک مسئولیتی کنار گذاشته می‌شود؛ در این صورت شما همزمان تنها بر روی یک کار تمرکز می‌کنید و تا زمان کامل نکردن آن به سراغ فعالیت دیگری نمی‌روید.

این روش جایگزینی برای تکنیک پومودورو است که در آن فرد حجم ثابتی از کار را انجام داده و سپس استراحت می‌کند. هر چند به عقیده بسیاری تکنیک پومودورو بسیار کارآمد است؛ اما به دلیل فواصل زمانی محدود، گاهاً محدود کننده و استرس‌زاست.

اگر چه روش پومودورو در بسیاری از مواقع، خصوصاً زمانیکه باید کارهای مختلف و متنوعی انجام دهید بسیار کارآمد است؛ اما حقیقت این است که همیشه پاسخگو نیست. برای درک این مسئله، موقعیت زیر را تصور کنید.

شما دارید کاری را انجام می‌دهید که به شدت به تمرکز فکری نیاز دارد. قطعاً انجام چنین کاری مستلزم استفاده از خلاقیت و مهارت‌های حل مسئله است. شما در این حالت فوق العاده متمرکز و با انگیزه هستید، و انرژی و نیروی اراده‌تان در بالاترین حد ممکن قرار دارد.

عوامل بیرونی که موجب حواس پرتی می‌شوند اصلاً توجه‌تان را به خود جلب نمی‌کنند و به ندرت به ساعت‌تان نگاه می‌کنید. اینگونه به نظر می‌آید که زمان در حال ذوب شدن است. واقعاً احساس می‌کنید در حال انجام کاری بسیار تاثیرگذار هستید و تقریباً هدف در دسترس شما قرار دارد. در این حالت همه چیز باشکوه به نظر می‌رسد.

ناگهان زنگ ساعت به صدا درمی‌آید و مجبور می‌شوید 5 دقیقه استراحت کنید. این یک پایان ناگهانی برای حالت شفافیت ذهنی شماست و مانند قطعی برق، باعث بریده شدن شما از کار می‌شود. حتی بالفرض اگر به یک استراحت نیاز داشته باشید؛ باز هم 5 دقیقه استراحت به دلیل کوتاه بودن نمی‌تواند شما را به اندازه کافی برای ادامه کار سر حال بیاورد.

توسعه دهندگان، سازندگان و خلاقان (و تمام کسانیکه مسئول انجام وظایفی هستند که به انرژی زیادی نیاز دارد) می‌توانند از تکنیک جریان زمان به عنوان یک ابزار کارایی استفاده کنند؛ حتی اگر از روش‌هایی مانند تایم بلاکینگ و پومودورو استفاده می‌کنند و بازدهی مناسبی برایشان دارند.

در این تکنیک با استفاده از داده‌های جریان می‌توانید ببینید که چقدر زمان برای انجام کارهای مختلف اختصاص داده‌اید. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای تخمین زمان مورد نیاز برای انجام کارهایی از این دست در آینده استفاده نمایید. در نتیجه این روش می‌تواند به شما در برنامه ریزی بهتر زمان کمک کند.

به عنوان مثال وقتی یک کار را به تقویم کاری خود اضافه می‌کنید؛ دیگر زمان لازم برای اجرای آن را بیش از حد یا کمتر از میزان لازم برآورد نمی‌کنید. شاید چنین چیزی به نظر چندان مهم نیاید. اما تنها تصور کنید که یک بار دیر به یک جلسه مهم می‌رسید؛ تنها به این دلیل که انجام فهرست کاری شما بیش از زمان برنامه ریزی شده طول کشیده است.

یکی دیگر از مزایای تکنیک جریان زمان این است که به جای ترویج چند وظیفگی، بیشتر بر روی انجام یک کار در آن واحد تاکید می‌کند. رید بیونز (Read-Bivens)، خالق این تکنیک می‌گوید: "انتخاب یک کار و نوشتن آن، شما را متعهد می‌کند که بین زمان آغاز و زمانیکه برای توقف آن در نظر می‌گیرید، تنها یک کار را انجام دهید".

حتی می‌توانید با توجه به رایج‌ترین عوامل حواس پرتی‌ که در طول روز تجربه می‌کنید؛ از این روش برای شناسایی و حذف آنها استفاده کنید. رید بیونز توصیه می‌کند که یک ستون را به مواریکه باعث حواس پرتی و وقفه در روند کاری شما می‌شوند اختصاص دهید؛ مثل تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام‌ها و مواردی از این دست. اگر این داده‌ها را پیگیری کنید؛ می‌توانید بزرگترین عوامل حواس پرتی خود را شناسایی کرده و در زمینه از بین بردن آنها تلاش نمایید.

آیا قصد دارید تکنیک جریان را امتحان کنید؟ در حالت کلی باید بگوییم که روند اصلی بسیار ساده و سر راست است؛ اما چند نکته زیر به شما کمک می‌کند تا این روش را بهتر به کار بگیرید:

1. با فهرست‌های کاری متراکم و بزرگ شروع کنید. آنها را به وظایف کاری قابل کنترل‌تر و خاص‌تر تقسیم نمایید.

2. یک وظیفه کاملاً تعریف شده و واقع بینانه را برای کار برگزینید (رید بیونز به این کار، "وظیفه واحد" می‌گوید). زمان شروع را یادداشت کنید.

3. جلسه کاری خود را با تمرکز بر روی این وظیفه واحد آغاز نمایید. تا زمانیکه غرق در کار شده‌اید؛ به کار کردن ادامه دهید. نگران کار کردن تا زمان مشخصی نباشید.

4. تمام عوامل حواس پرتی که در حین کار اتفاق می‌افتند (مثل صحبت کردن با تلفن، ارسال ایمیل، پیامک، و غیره) را مورد بررسی قرار دهید. هدف این است که متوجه شوید چه چیزی در روند کاری شما وقفه به وجود می‌آورد تا بتوانید این عوامل حواس پرتی را در جلسات کاری آینده محدود نمایید.

5. وقتی متوجه شدید از نظر ذهنی کم آورده‌اید یا حواستان پرت شده و یا کار را به پایان رسانده‌اید، استراحت کنید. هدف در اینجا این است که از نظر جسمی و روحی دوباره شارژ شوید و بتوانید بر روی بقیه کارهای باقیمانده در طول روز تمرکز کنید؛ به همین دلیل تا زمانیکه نیاز دارید باید استراحت نمایید. مدت زمان کار و استراحت خود را یادداشت کنید.

6. این روند را هر چند بار که نیاز است تکرار کنید تا به پایان روز کاری برسید. به طور کلی هر چه جلسه متمرکز کاری طولانی‌تر باشد؛ باید زمان بیشتری برای استراحت در نظر بگیرید. در این صورت کمتر احتمال دارد تمرکز خود را از دست بدهید. ایده پشت این روش به شما کمک می‌کند تا در زمان‌هایی که به صورت طبیعی تمرکز بیشتری دارید و کمتر حواستان پرت می‌شود؛ بهتر بتوانید برنامه زمانی دقیقی برای کارهای خود تدوین نمایید.

رید بیونز برای پیگیری زمان‌های استراحت و تمرکز کاری، استفاده از یک صفحه گسترده یا کاغذ و خودکار را توصیه می‌کند. اما معمولاً و در صورتیکه این روش‌ها برای شما کارآمد هستند؛ بررسی جزئیات به صورت دستی کارآیی چندانی برایتان ندارد. به علاوه بررسی یک صفحه گسترده طولانی مملوء از اطلاعات، بسیار خسته کننده است. به همین دلیل ممکن است بخواهید در هنگام کار با تکنیک جریان زمان از برنامه‌های زیر استفاده کنید:

• Calendar: این اپلیکیشن با استفاده از یادگیری ماشین تمام اطلاعات را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد، و اینکه کجا، چگونه و با چه کسی وقت صرف می‌کنید را پیگیری می‌کند. سپس پیشنهادهای هوشمندانه‌ای به شما ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند زمان خود را به بهترین شکل ممکن برنامه ریزی نمایید.

• Toggl: کار کردن با این برنامه بسیار آسان است؛ چرا که جلسات کاری و استراحت را به صورت خودکار ضبط می‌کند. سپس می‌توانید با تهیه گزارش، نحوه گذران وقت خود را تحلیل نمایید.

• Flipd: برای سیستم‌های IOS و اندروید طراحی شده، و از طریق آن می‌توان فعالیت‌های مختلف خود را زمان بندی کرد، موسیقی متمرکز پخش نمود، و آمار میزان تمرکز خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد.

• TMetric: با استفاده از TMetric می‌توانید روز خود را به شکل یک جدول زمانی بصری ببینید. ستون‌های با رنگ خاکستری تیره نشان دهنده دوره‌های تمرکز و ستون‌های با رنگ خاکستری روشن بیانگر دوره‌های استراحت هستند. برای اینکه ببینید دقیقاً برای هر کدام از این موارد چه میزان وقت صرف کرده‌اید؛ کافی است موس خود را بر روی ستون مورد نظر قرار دهید.

به اعتقاد بسیاری از افراد، تکنیک پومودورو هیچ مشکلی ندارد و می‌توان مدت‌ها با آن کار کرد. اما این بدان معنی نیست که این روش برای همه جواب می‌دهد. به همین دلیل خیلی‌ها استفاده از روش‌های دیگر، مانند تکنیک جریان زمان را انتخاب کرده‌اند.

استفاده از استراتژی بهره وری به این معنی نیست که شما باید تمام قوانین آن را به صورت کامل دنبال کنید. در عوض یافتن راه‌های جدید برای تمرکز، انجام کار و اولویت بندی فعالیت‌ها هر کدام به نوعی به افزایش تمرکز شما کمک می‌کنند.